Praxisleitfaden

Umweltgutachter-Datenbank der DAU

Informationen über Umweltgutachter

 Schritt 4: Setzen Sie klare Umweltziele
Grundlage für Umweltzielsetzungen bilden die eigene Unternehmenspolitik (Umweltpolitik) und die Ergebnisse der ersten Umweltprüfung. Abgeleitet werden zunächst Umweltzielsetzungen als Gesamtziel (z. B. Verringerung der Luftschadstoffe). Diese werden durch Umwelteinzelziele umgesetzt (z.B. Verringerung eines Wertes einer Anlage gegenüber den Jahreswerten 2005 um x %). Ein Umwelteinzelziel ist eine detaillierte, zeitlich festgelegte und möglichst quantifizierte Vorgabe im Rahmen des Umweltprogramms. Zielsetzungen und Einzelziele des Umweltmanagementsystems müssen eindeutig beschrieben sein, kommuniziert und regelmäßig fortgeführt werden. Sie müssen die Umweltpolitik des Unternehmens einschließlich der Vermeidung von Umweltbelastungen widerspiegeln.

Zielsetzungen sind z.B. Verpflichtungen wie:

• Verminderung des Abfallaufkommens und des Rohstoffverbrauchs
• Verminderung oder Vermeidung von Emissionen
• Produktumgestaltung zur Verminderung der Umweltauswirkungen bei Produktion, Gebrauch oder Beseitigung / Verwertung

Die Zielsetzungen müssen eine klare und eindeutige Verbindung zu den wesentlichen Umweltauswirkungen des Unternehmens erkennen lassen.

Umwelteinzelziele

• werden entsprechend den wesentlichen Umweltauswirkungen des Unternehmens aufgestellt und sind klar und eindeutig zu beschreiben,
• müssen zu einer tatsächlichen Verbesserung der Umweltleistung führen und werden regelmäßig überprüft und angepasst,
• sind schriftlich, wenn möglich quantifiziert und mit Zeitvorgaben niederzulegen,
• müssen den Arbeitnehmern regelmäßig bekannt gemacht werden,
• müssen mit der Umweltpolitik übereinstimmen, erreichbar und angemessen sein.

Schritt 5: Stellen Sie Ihr Umweltprogramm auf: - Wer tut was, wie, womit und bis wann?
Das Umweltprogramm ist die Zusammenstellung aller Ziele und Maßnahmen zur Verbesserung der Umweltleistung der Organisation. Es ist ein vollständiger Arbeitsplan, der die Umweltpolitik des Unternehmens in die tägliche Praxis übersetzt. Das Programm benennt Verantwortlichkeiten und Mittel, um die festgelegten Umweltziele fristgerecht zu erreichen. Das Programm dient dazu, Umweltschutz in den Unternehmensalltag zu integrieren; es zielt auf eine Änderung im Umweltverhalten und eine Verbesserung der Umweltleistung ab. Das Umweltprogramm ist der Motor der kontinuierlichen Verbesserung.
Beispiel:

 Schritt 8: Interne Kommunikation: Sagen, was bereits geschehen ist und was noch zu tun ist
Kommunikation ist ein zentraler Punkt in einem UMS. Ohne sie bewegt sich nichts. Interne Kommunikation erschöpft sich nicht im Aushang von Dokumenten und Bekanntmachungen an die Belegschaft, z.B. der Umweltpolitik und ihrer Ziele. Interne Kommunikation bedeutet vielmehr auch über die Entwicklung und den Fortschritt des UMS zu berichten. Zudem sollte Kommunikation als Dialog offen und transparent ausgestaltet sein und alle Beschäftigten einbeziehen.

Ein funktionierendes EMAS bedarf der aktiven Beteiligung der Beschäftigten!

Die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist der Motor und die Voraussetzung für eine kontinuierliche Verbesserung sowohl des UMS als auch der Umweltleistung. Mitmachen sollten die Beschäftigten vor allem bei der ersten Umweltprüfung, bei der Erstellung des Umweltprogramms und der Abfassung der Umwelterklärung. Wichtig ist, dass die Kommunikation und der Austausch auf und unter allen Hierarchieebenen tatsächlich funktioniert.

Ein betriebliches Vorschlagswesen, passende Schulungen und die Einrichtung eines Umweltteams sind Grundpfeiler eines erfolgreichen Umweltmanagements.

Schritt 9: Die Bedeutung der UMS-Dokumentation
Die Dokumentation ist das Gedächtnis des Umweltschutzes einer Organisation. Sie ist der Nachweis, dass das UMS funktionstüchtig ist. Sie soll gut organisiert, effizient und passend zur Organisation insbesondere ihrer Größe und ihrer Struktur sein. Ob sie auf Papier oder elektronisch zur Verfügung steht, entscheidet das Unternehmen.


Schritt 10: Dokumentenlenkung - Gesprochenes ist Schall und Rauch
Die Dokumentenlenkung stellt sicher, dass jeder die gleichen Arbeitsdokumente benutzt. Hauptziel ist, alles Aktuelle und Notwendige zu wissen, und Veraltetes regelmäßig zu entfernen, um Altes und Neues nicht miteinander zu verwechseln oder zu vermischen. Die regelmäßige Aktualisierung der Dokumente erhöht zudem die Vertrauenswürdigkeit Ihres Informationssystems. Besonders wichtige Dokumente sollten eine Kennung, ein Erstellungs- und Updatedatum tragen, sowie von dem oder den Verantwortlichen unterzeichnet sein.

Schritt 11: Gute Praxis zu Papier bringen: Ablauflenkung
Die so genannte Ablauflenkung ist eine Zusammenstellung präziser Handlungsanweisungen, die in einer Organisation zum Schutz der Umwelt zu befolgen sind. Sie ist zentraler Bestandteil Ihres UMS. Durch Lenkung sollen die Umweltziele erreicht und EMAS-Vorgaben und die einschlägigen rechtlichen Anforderungen sicher eingehalten werden. Das garantiert eine gute Umweltleistung unter normalen und auch unter außergewöhnlichen Arbeitsbedingungen. Verfahren können durch Piktogramme oder eine einfache Beschreibung der auszuführenden Aufgaben dargestellt werden. Es kann aber auch eine vollständige Beschreibung der Bedingungen für Ihre Unterauftragnehmer notwendig sein. Der Umfang hängt von der Umweltrelevanz ab - soviel wie nötig, so wenig wie möglich! Die Verfahren gelten für die gesamte Belegschaft.

Schritt 12: Die Notfallvorsorge
Kleinere oder größere Störfälle und Unfälle können die Umwelt sowie Leben und Gesundheit der Belegschaft oder sogar Außenstehender gefährden. Sie können erheblichen ökonomischen Schaden für Ihre Organisation anrichten. Verhindern Sie riskante Situationen, bevor es zu spät ist. Das Programm zur Verhinderung von Notfällen basiert auf:

• der Ermittlung potentieller Unfall- und Gefahrensituationen
• der Verhinderung von Unfällen (z. B. Getrennthaltung gefährlicher Stoffe, rutschfeste Fußböden,...)
• Notfallplänen, Verhaltensanweisungen und Übungen für "den Fall, dass..."
• regelmäßigen Überprüfungen, ob die Notfallpläne funktionieren
• Erfahrungen aus Unfällen und sonstigen Vorfällen in der Vergangenheit
• Berichtspflichten über alle besonderen Vorkommnisse bei gefahrgeneigten Tätigkeiten / Arbeitsplätzen

Schritt 15: Aufzeichnung von Daten: Gedächtnis und Vergleich für Ihr UMS
Durch den Vergleich von Daten und Aufzeichnungen weisen Sie die Funktionen Ihres UMS auch nach außen nach. Sie liefern außerdem den Beleg, dass Rechtsvorschriften eingehalten werden und wurden. Zudem führt die Einführung von EMAS zu einer Reihe neuer und nützlicher Daten, z.B. über Ihren Energieverbrauch, den Anfall von Abfällen, Rohstoffverbräuche und die tagtägliche Bemühung um deren Verbesserung. Alle Informationen müssen ebenso korrekt, wie einfach und verständlich sein. So kann auch die Entwicklung von EMAS in Ihrer Organisation jederzeit nachvollzogen werden.

Beispiele für Aufzeichnungen:

• Abfallregister
• Berichte über Ereignisse, Störfälle und Unfälle und Beschwerden
• Berichte über Abwasser-, Emissions- und Immissionsanalysen
• Informationen über den Verbrauch von Energie, Wasser, Roh- und sonstigen Stoffen
• Schulungsbescheinigungen
• Unterlagen über das System-Audit und die Umwelt(betriebs)prüfung und der
• Bewertung durch die oberste Managementebene

Hinweis: Zeichnen Sie auch Hinweise auf Abweichungen, Beschwerden und ergriffene Korrektur- und Vorsorgemaßnahmen auf.

Schritt 16: Die Umweltbetriebsprüfung und das System-Audit
Die Umweltbetriebsprüfung besteht aus einer periodischen Überprüfung, wie gut das UMS arbeitet, welche Leistungen im einzelnen erreicht werden und ob alle einschlägigen Rechtsvorschriften eingehalten werden. Innerbetrieblich dient sie außerdem der Überprüfung, ob sämtlichen EMAS-Anforderungen nachgekommen wird.
Die Umweltbetriebsprüfung ist ein systematisches und dokumentiertes Vorgehen, die von ausreichend unabhängigen Personen durchgeführt wird, um die Prüfung kritisch und ohne die Gefahr von "Betriebsblindheit" durchzuführen. Diese Betriebsprüfungen sind unabdingbar, um eine kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung nachzuweisen. Die Umweltbetriebsprüfung ist auch das Mittel, um die Funktionsfähigkeit des eigenen UMS zu prüfen (System-Audit). Die Ergebnisse der internen Prüfungen werden nach verfolgt und sind Grundlage für die Bewertung durch die oberste Managementebene. Um Fehler auszuschließen, wird die Vorgehensweise von einem unabhängigen externen Umweltgutachter vor der Gültigerklärung der Umwelterklärung überprüft (Verifizierung).

Schritt 17: Vorgesetzte informieren: Die Bewertung durch die oberste Managementebene
Die Bewertungen durch die Leitung sind entscheidend, um das UMS auf dem richtigen Kurs zu halten. Regelmäßig sind daher die Ergebnisse der Umweltbetriebsprüfung, bedeutende Kennzahlen oder wichtige Ereignisse der obersten Managementebene vorzulegen, um dort strategische Entscheidungen für die Zukunft des UMS zu treffen.

Auf der Tagesordnung sollten folgende Fragen stehen:

• Erreichen wir die gesteckten Umweltziele?
• Ist unsere Umweltpolitik noch aktuell?
• Sind die festgelegten Aufgaben und Verantwortlichkeiten weiterhin ausreichend und geeignet?
• Haben wir unsere Ressourcen richtig und rationell eingesetzt?
• Gibt es weitere Verbesserungspotentiale?
• Wie steht es mit der Einbeziehung der Beschäftigten?
• Wie steht es um unsere Kommunikation?

Die Umwelterklärung - mehr als ein Umweltbericht

EMAS verlangt, die Umweltaspekte und die geplanten Verbesserungen in einer Umwelterklärung zu dokumentieren, diese zur Registrierung vorzulegen und alle drei Jahre neu zu erstellen. Veränderte Umweltdaten müssen jährlich aktualisiert werden. Die Umwelterklärung enthält als wesentliche Bestandteile:

• eine klare und eindeutige Beschreibung der Organisation und eine Zusammenfassung ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen
• die Umweltpolitik und eine kurze Beschreibung des UMS
• eine Beschreibung aller wesentlichen direkten und indirekten Umweltaspekte und ihrer Umweltauswirkungen
• eine Beschreibung der Umweltziele und Umwelteinzelziele mit Frist und Verantwortlichkeit; das vollständige Umweltprogramm selbst braucht nicht dargestellt werden
• die Verbesserungen der Umweltleistung gemessen an den Zielen
• Daten & Fakten: aussagekräftige Kennzahlen zur Umweltleistung, die einen Vergleich auf Jahresbasis ermöglichen
• die Einhaltung der Rechtsvorschriften / sonstige Faktoren der Umweltleistung
• Name und Zulassungsnummer des Umweltgutachters und Datum der Gültigkeitserklärung

Alle drei Jahre ist eine vollständige gedruckte Fassung der Umwelterklärung vorzulegen. Daneben erlaubt EMAS eine flexible Darstellung z.B. mittels Internet, Broschüren oder Faltblättern. Das EMAS-Logo bescheinigt dort die Qualität der Umweltinformation.

Hilfe und Praxisbeispiele zur Erstellung der Umwelterklärung

Schritt 19: Die Prüfung des Umweltmanagementsystems und die Gültigkeitserklärung der Umweltinformationen
Nach Einrichtung des Umweltmanagementsystems ist für die EMAS-Eintragung erforderlich, dass ein zugelassener Umweltgutachter die Informationen überprüft und das Unternehmen hinsichtlich der Wirksamkeit des UMS unter die Lupe nimmt. Dabei werden Dokumente geprüft, Personal interviewt und der Standort begangen. Die neutrale Prüfung ist das besondere Merkmal von EMAS und verleiht dem betrieblichen Managementsystem und den Daten die besondere Glaubwürdigkeit.

Umweltgutachter werden staatlich zugelassen und kontrolliert. Dies erfolgt durch die Deutsche Akkreditierungs- und Zulassungsgesellschaft für Umweltgutachter mbH (DAU), die insoweit behördliche Aufgaben wahrnimmt. Es gibt Einzelumweltgutachter und Umweltgutachterorganisationen. Sie sind mit der EMAS-Verordnung, dem Umweltmanagement, den Umweltproblemen der jeweiligen Wirtschaftszweige und deren Lösung bestens vertraut. Umweltgutachter werden jeweils für bestimmte Wirtschaftszweige geprüft und zugelassen (z. B. Metall- oder Holzverarbeitung, Energie- oder Wasserversorgung, Recycling etc.).

Datenbank der DAU zur Suche eines Umweltgutachters

Nach einer erfolgreichen Begutachtung und Registrierung kann die Organisation das EMAS-Logo führen.

Was macht der Umweltgutachter?
vgl. die ausführlichen Informationen der DAU
Er prüft, ob das UMS und die Umweltinformationen des Betriebes mit den Anforderungen der EMAS-Verordnung übereinstimmen. Ist dies nach Einsicht in die Unterlagen, Besuch auf dem Gelände und Befragung des Personals der Fall, zeichnet er die Umwelterklärung für gültig. Die Prüfung umfasst u.a.

• Einhaltung des Umweltrechts,
• Erfassung der wesentlichen direkten und indirekten Umweltaspekte,
• Umweltpolitik und Umweltleistung,
• Einbeziehung der Beschäftigten,
• Zuverlässigkeit der Informationen und der Umwelterklärung,
• Technische Eignung und Ergebnisse der internen Umweltbetriebsprüfung,
• Vergleich mit früherer Begutachtung,
• Funktionsfähigkeit des UMS.

Aufgaben des Umweltgutachters nach Leitlinie des UGA

Diese gründliche Prüfung ist spätestens alle 36 Monaten zu wiederholen. Da sich Daten und Informationen über die Umweltleistung der Organisation normalerweise jährlich ändern, muss der Umweltgutachter jährliche Aktualisierungen der Umwelterklärung überprüfen. Für kleine Unternehmen enthält Artikel 7 der EMAS-Verordnung Ausnahmen von der jährlichen Validierung.

Was ist, wenn ein Unternehmen schon ein ISO 14001-Zertifikat hat?

Neben der 1993 verabschiedeten EMAS-Verordnung kann seit 1996 ein Umweltmanagementsystem auch nach der internationalen Norm ISO 14001 zertifiziert werden. Das Management nach beiden Regelwerken ist identisch. Organisationen mit einem ISO 14001-Zertifikat haben bereits wesentliche Anforderungen von EMAS erfüllt. Zusätzlich sind nachzuweisen:

• Umwelterklärung
• Verbesserung der Umweltleistung
• Einhaltung der Rechtsvorschriften
• Einbeziehung der Arbeitnehmer

Vor der Validierung muss dies von einem zugelassenen Umweltgutachter geprüft sein. ISO-Zertifizierung und EMAS-Validierung können parallel erfolgen, um Doppelarbeiten, Kosten und Zeit zu sparen.