Ablaufschritte

Ablaufschritte

1. Vorbereitungen zur Einführung des Systems

PDCA-Zyklus

Um erfolgreich ein Umweltmanagementsystem aufzubauen und aufrechtzuerhalten bedarf es verschiedener Faktoren:

Beschäftigte
Besonders wichtig sind engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Ihre Motivation, ihre Verantwortungsbereitschaft und Erfahrung mit den vorhandenen Strukturen zählen. Ihre Kenntnisse und ihr Wissen über das Umweltmanagement sind wichtige Voraussetzungen, um EMAS einzuführen und in den täglichen Abläufen zu "leben". Das erfordert auch entsprechende Schulungsmaßnahmen. Siehe hierzu auch den Leitfaden für die Arbeitnehmerbeteiligung der EU-Kommission.

Transparenz
Offenheit und Ehrlichkeit sind Eckpfeiler auf denen EMAS aufbaut. Die Umwelterklärung und die Daten zur Umweltleistung sind Ausdruck dieser Transparenz eines EMAS-Teilnehmers.

Eignung
Ein Umweltmanagementsystem muss zur Organisation passen. Mehrbändige Handbücher gehören nicht in KMUs und ein "das hat ihr Vorgänger aber anders gemacht" nicht in einen großen Industriebetrieb. Umweltziele müssen in Übereinstimmung mit den ökonomischen Ressourcen und Notwendigkeiten eines Unternehmens stehen. Und selbstverständlich muss das Umweltmanagementsystem auf die Belange der interessierten Kreise (sog. "Stakeholder") eingehen. Die Nachbarn und Anrainer sollen wissen, dass EMAS im Unternehmen existiert und an wen Sie sich wenden können, damit sich der Nutzen auch über die Betriebsgrenzen hinaus entfaltet.

Integration
Das Umweltmanagementsystem ist Teil des gesamten Managements. Es muss sich an Regeln orientieren, die auch für andere Management-Fragen gelten und sich adäquat in das Unternehmen einfügen. Wichtig ist, dass EMAS nicht als Anhängsel oder als etwa Übergestülptes empfunden wird. Umweltspezifische Aufgaben müssen ins Tagesgeschäft integriert sein. Prozesse sind gleichzeitig sowohl nach ökonomischen als auch Umweltbelangen auszugestalten. Eine Hintereinanderschaltung macht wenig Sinn. "Umwelt machen wir immer montags" funktioniert nicht!

Zeit
Es braucht Zeit bis ein Umweltmanagementsystem aufgebaut und angelaufen ist. Hauptsache ist, dass es zum Unternehmen passt, auf Dauer angelegt ist und auch funktioniert. Die erste Umweltbetriebsprüfung hat nur die technische Eignung des UMS festzustellen. Bei der ersten Prüfung durch den Umweltgutachter muss der Betrieb noch nicht alle gesetzten Ziele erfüllen!

2. System und Prüfung

Um an EMAS teilzunehmen sind, entweder durch betriebsinterne Fachleute oder unter Zuhilfenahme externer Beratung, die Umweltauswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen (Umweltprüfung) und die umweltrechtlichen Regelungen, denen das Unternehmen unterliegt, zu überprüfen. Dabei sind neben den direkten Auswirkungen, wie z.B. Emissionen, auch solche zu berücksichtigen, die die Organisation indirekt auslöst, z.B. solche durch Design und Entwicklung von Produkten, durch Verkehr von Kunden und Beschäftigten oder durch die eigene Beschaffung.

Aufgrund der Ergebnisse der Umweltprüfung formuliert die Organisation unter Einbeziehung der Beschäftigten eine Umweltpolitik und ein Umweltprogramm mit konkreten Zielen. Umweltpolitik und Umweltprogramm werden von der obersten Managementebene schriftlich festgelegt.

Um die Umweltpolitik und Ziele umzusetzen, richtet der Betrieb ein Umweltmanagementsystem ein und gestaltet damit seine betrieblichen Abläufe. Dabei wird festgelegt, welche Umweltbelange wann bzw. in welchem Rhythmus und durch welche Personen mit welchen Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten wahrgenommen werden. Der Größe der Organisation entsprechend, ist dies zu dokumentieren. Durch eine interne, vollständige Umweltbetriebsprüfung wird in regelmäßigen Intervallen festgestellt, ob das Umweltmanagementsystem funktioniert und die gesetzten Ziele erreicht werden. Der Leitungsebene wird hierüber berichtet. Diese weist ggf. erforderliche Korrekturmaßnahmen an.

3. Externe Begutachtung

Das Umweltmanagementsystem, die Umweltpolitik und die im Umweltprogramm festgelegten Schritte und Einzelziele zur Verbesserung der Leistungen für den Umweltschutz werden mit einer zusammenfassenden Beschreibung und Bewertung aller für den Betriebsstandort wesentlichen Umweltaspekte in einer Umwelterklärung der Öffentlichkeit präsentiert. Diese ist regelmäßig zu aktualisieren.

Jede Umwelterklärung muss von einem unabhängigen, staatlich zugelassenen Umweltgutachter (oder direkt -Datenbank von der DAU) überprüft werden. Erfüllt sie die Voraussetzungen der EMAS-Verordnung, erklärt der Umweltgutachter die Umwelterklärung für gültig (Validierung). Dabei prüft der Umweltgutachter vor Ort auch die interne Umweltbetriebsprüfung, einschließlich der Vollständigkeit und der Ergebnisse, sowie die Erreichung von Zielen, die sich die Organisation gesetzt hat. Das Umweltmanagementsystem unterliegt ebenso der Überprüfung durch den Umweltgutachter wie die die Frage, ob die Organisation sämtliche einschlägige Umweltrechtsvorschriften einhält.

Die mustergültige Vorgehensweise der Umweltgutachter ist in einer Leitlinie des Umweltgutachterausschusses beschrieben. Hier ein Beispiel für einen Auditablauf.

4. Registrierung

Nach der Prüfung durch den Umweltgutachter (Validierung der Umwelterklärung) wird die Organisation bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Handwerkskammer (HWK) in das EMAS-Register eingetragen. Vor der Eintragung überprüft die Kammer durch Abfrage bei den für die Organisationen zuständigen Umweltbehörden, ob insbesondere in Bezug auf die Einhaltung von Umweltvorschriften Gründe gegen die Registrierung vorliegen.  Im Falle eines Verstoßes erfolgt keine Registrierung. Nähere Informationen dazu finden Sie unter den FAQ im Servicebereich.

Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) ist als gemeinsame Stelle eingerichtet, der die Registrierungen regelmäßig der Europäischen Kommission und anderen Beteiligten übermittelt und Statistiken erstellt. Das deutsche Register wird von allen Registrierungsstellen elektronisch geführt und ist im Internet tagesaktuell einsehbar.

Deutsches EMAS-Register, Europäisches EMAS-Register

Einzelne Bundesländer und Kammern unterrichten über die EMAS-Teilnehmer in ihrem Zuständigkeitsbereich.

Als Muster finden Sie hier den Registrierungsantrag der IHK Berlin.

So finden Sie einen Ansprechpartner/in bzw. die zuständige Registrierungsstelle: Im Internetauftritt des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) können Sie mit dem "IHK-Finder" die für Sie zuständige Kammer ermitteln. Auf der Homepage der IHK finden Sie unter dem Stichwort "Innovation und Umwelt" in der Regel weitere Informationen und Kontaktdaten. Für das Handwerk finden Sie Ansprechpartner der örtlichen Handwerkskammer über die Deutschlandkarte des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH).

Nicht alle Kammern übernehmen die Registrierungsaufgabe. Sie haben diese z.B. an eine zentrale Registrierungstelle im Bundesland oder in der Region abgegeben. Der DIHK veröffentlicht eine unverbindliche Übersicht der aktuellen Registrierungsstellen von IHK und Handwerkskammern.

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